Claus Damsgaard
Stifter og partner
Krisen kommer snigende, og mange virksomheder vil i den kommende tid opleve, at nogle kunder ikke får betalt sine fakturaer til tiden. Men hvordan sikrer man som ejerleder sig betaling, uden at ødelægge værdifulde relationer? Her får du et gode råd til, hvad du kan gøre, og hvilke overvejelser du bør have, før du ringer til inkassofirmaet.
Det kan være meget frustrerende, når man som ejerleder oplever, at en fakturabetaling fra en kunde udebliver. Desværre er det også velkendt, at når en krise først bider sig fast, så stiger virksomhedernes problemer med manglende betalinger.
Umiddelbart påvirker manglende, rettidige kundeindbetalinger virksomhedens likviditet og dermed ejerens egen evne til at møde sine betalingsforpligtelser. Det kan desuden ødelægge ellers sunde samarbejdsrelationer, hvis man som kreditor tager for hårdt fat for tidligt.
Derfor er det vigtig at have fokus på at håndtere en kundes manglende betaling korrekt. Der er flere muligheder for løse problemet, som det kan være klogt at være bekendt med, når en kunde ikke betaler sin faktura til tiden.
Vurder den manglende fakturabetaling, før du reagerer
Hvordan du reagerer, bør afhænge af den konkrete situation, og der er flere parametre at tage hensyn til: fx størrelsen på den manglende betaling og kundens situation. I sidste ende handler det om at vurdere, hvilken risiko der er og så afstemme reaktionen herefter.
- Lav risiko gælder, når beløbets størrelse ikke er betydeligt i forhold til din virksomheds likviditet. Altså, er der tale om lille beløb, bør du overveje, hvor meget tid og energi, du bruger på at forfølge sagen. På samme måde kan du ved kunder med god økonomi forholde dig mere afventende.
- Høj risiko er der ved manglende betalinger af større fakturabeløb og særligt ved kunder, hvor du ved at der er udfordringer med likviditeten. Her bør du forholde dig langt mere proaktivt til sagen.
Manglende betaling af fakturaer, hvor risikoen er lav
Mange gange kan manglende betaling af en faktura bero på en menneskelig fejl og forglemmelse. I sager med lav risiko kan du vælge at starte med en venlig henvendelse per e-mail, der minder kunden om, at indbetalingen ikke er modtaget, inden den aftalte dato. Derved undgår du også at bruge uforholdsvis meget tid på problemet.
Husk at formulere dig i en høflig tone, men vær samtidig konkret omkring beløbet på restancen og informer om fristen på den manglende indbetaling samt betalingsmulighederne.
Når risikoen ved den manglende fakturabetaling er høj
Udover menneskelige forglemmelser kan der være mere alvorlige årsager til grund, når en faktura ikke bliver betalt. Det kan være at din kunde har finansielle problemer og har svært ved at få betalt sine leverandører og samarbejdspartnere.
Er der tale om et betydeligt beløb på den manglende betaling, og har du mistanke om, at kunden har problemer med sine betalinger generelt, bør din reaktion være en direkte henvendelse. Via et telefonopkald bør du kunne få et indblik i, hvorfor betalingen udebliver. Gennem dialog og gensidig forståelse, kan du ofte være i stand til at få håndteret situationen på en måde, der kan sikre et fortsat sundt samarbejde.
Tommelfingerreglen er, at jo før du får reageret, i disse situationer, jo bedre er dine chancer for at sikre dig dine penge. Og her er det ikke nok med en e-mail. Er der ikke penge til alle, vil en debitor ofte ende med at prioritere de kreditorer, der proaktivt rækker ud for at få lavet en aftale om restancen.
Husk altid at følge den mundtlige aftale op med en e-mail, der beskriver samtalen og den løsning, I er kommet frem til. Denne slags synliggørelse af mundtlige aftaler kan ligeledes forbedre dine chancer for at blive betalt.
Mangler du sparring om optimal drift og udvikling i din virksomhed? INDKOM hjælper hvert år +100 ejerledere med at skabe overblik og overskud. Læs mere om INDKOMs årsaftale-koncept og book en uforpligtende snak med en af vores erfarne konsulenter. (INDSÆT TO LINKS)
Overvej at inddrage et inkassofirma
Kan du ikke opnå en meningsfuld dialog med kunden om den manglende fakturabetaling, er det en mulighed at involvere et inkassofirma. Inkassofirmaerne har specialiseret sig i at inddrive restancer for virksomheder, der ikke har betalt deres skyldnere. Almindeligvis tager disse kontakt til din kunde og søger at løse problemet proaktivt.
Ulempen ved brug af inkassofirma er, at de ofte tager sig godt betalt for at inddrive, hvad din kunde skylder dig. Desuden kan det for nogle, virke som et voldsomt skridt at få inddraget et inkassofirma. Du bør derfor nøje overveje, hvorvidt du har udtømte de øvrige muligheder, før du beslutter dig for dette.
Dialog er grundstenen til lange, sunde relationer
Manglende betalinger kan, som sagt, skabe splid og undergrave lange og nære samarbejder. At reagere hurtigt, men dialog-søgende kan være med til at undgå forstyrrelser, der kan koste begge parter værdifulde relationer.
Gå derfor altid ind i en dialog om en udeblivende betaling med et åbent og nysgerrig sind. Samtale kan skabe gensidig forståelse, og tit er det muligt at finde en ordentlig aftale på problemet, der tilgodeser begge parter situation. Du vil desuden, i det lange løb, opleve at imødekommenhed og forståelse er med til at bygge goodwill hos dine samarbejdspartnere, som vil kunne komme dig til gode i det lange løb.
Ovenstående er nogle af de muligheder du kan overveje, men husk at du skal vurdere fra situation til situation, hvad du skal gøre, når en kunde ikke betaler sin faktura til tiden.
Få viden og indspark i din indbakke
Tilmeld dig vores nyhedsbrev
Med din tilmelding accepterer du at modtage vores nyhedsbrev med viden, værktøjer og invitationer til events (1-2 gange pr. måned via email). Du kan til enhver tid afmelde igen. Vi behandler dine oplysninger for at kunne sende dig nyhedsbrevet. Se mere i vores persondatapolitik
