Få hjælp til at prioritere dine opgaver i en travl hverdag

Prioriteringsmatrixen blev udviklet af den amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower og kaldes derfor ofte Eisenhower matrixen. Dette simple, men effektive værktøj kan hjælpe både virksomheder og enkeltperson med at planlægge og prioritere opgaver på daglig eller ugentlig basis.

Nedenunder ser du prioriteringsmatrixen. Den består af fire felter, og har en x- og y-akse. Op ad y-aksen er motivationen for opgaverne, og hen ad x-aksen ses værdien af opgaverne. Kombination af disse to faktorer, gør det muligt at få skabt et overblik over dine opgaver, samt hvordan du skal prioritere dem både ud fra værdiskabelse og motivation. Når du placerer dine opgaver i de fire felter tvinges du automatisk til at reflektere over, hvorhenne du lægger din tid og energi. Det bliver hurtigt klart, hvilke opgaver der kræver din fulde opmærksomhed, hvilke der kan uddelegeres, og hvilke der faktisk bør droppes helt.

Har du lyst til at arbejde videre med prioriteringsmatrixen, kan du hente vores værktøj lige her. Vores værktøj indeholder også tips og tricks til, hvilke opgaver du kan placere og hvordan den videre proces kan se ud.

Til at starte med handler det om, at få alle dine opgaver ned på papir – store som små. Det er både de opgaver du har lige nu, men også de opgaver der ligger ude i fremtiden. Det behøver ikke være en lang og detaljeret liste, en kort beskrivelse af hver opgave er tilstrækkeligt, så længe den er overskuelig for dig. En god tommelfingerregel er at starte med 8-10 opgaver, men prøv dig frem og find det antal, der giver mening for dig.

Når du har din liste med opgaver klar, skal du placere dem i matrixens fire felter ud fra, hvor motiverende de er, og hvor stor værdi de har for dig og din virksomhed. En god idé kan være at bruge post it notes, som du kan klistre op på matrixen.

Felterne kan kategoriseres sådan:

Høj motivation og høj værdi: De er de opgaver som der haster, og som er vigtige for din virksomhed. Det er altså de opgaver, der kræver at du får kigget på allerede i dag. Som regel bruger du mest tid her, men du skal være opmærksom på at du ikke mister dit overblik ved kun at have travlt med hasteopgaver – de skal også tages i opløbet, hvis det er muligt.

Høj motivation og lille værdi: Disse opgaver kan være meget fristende at kaste sig over, fordi de motiverer dig. Men her skal du huske at spørge dig selv, om de virkelig fortjener din tid. Hvis de ikke skaber en betydelig værdi, kan det være en idé at begrænse din tid her.

Lav motivation og stor værdi: Dette er ofte de opgaver, du helst vil undgå, men som er afgørende for din virksomhed. Overvej, hvordan du kan gøre det mere overkommelige – måske ved at dele op i mindre bidder eller ved at uddelegere til andre i afdelingen, fx hvis du har en studentermedhjælper ansat.

Lav motivation og lille værdi: Disse opgaver er ofte tidsslugere uden at have nogen værdi. Hvis det er muligt, skal de droppes helt.

Kig på prioriteringsmatrixen og se hvordan din tid fordeler sig mellem de forskellige områder. Er der opgaver, der fylder for meget, men skaber for lidt værdi? Og er der vigtige opgaver, du måske har overset eller udskudt? Prøv at danne dig et overblik over, hvor dine opgaver placerer sig, så du kan bruge det som en slags guide til at ændre i din tilgang.

Det næste skridt i processen er at få lavet en ny to-do liste, ud fra dit arbejde med matrixen. Hvis du allerede har en liste, så få den opdateret efter dine nye refleksioner. Det er vigtigt at din liste både balancerer de vigtigste hasteopgaver og også de opgaver med størst værdi, selvom motivation måske ikke er høj. Tænk også over, hvordan du kan planlægge din tid, så du i fremtiden undgår, at for mange opgaver havnen i kategorien ”høj værdi og lille motivation”.

En god to-do liste er ikke bare en tilfældig samling af dine opgaver, det er derimod et værktøj der sikrer, at du arbejder målrettet og med fokus på, der skaber værdi og motiverer dig. Det kan være en god idé at tilføje deadlines og/eller prioritetsmarkeringer (lav, mellem, høj) for at sikre, at du holder dig på sporet.

Hvis din hverdag ofte føles overvældende, er det måske tid til at se på mulighederne for at få noget hjælp udefra. Måske du kan uddelegere bestemte opgaver, især dem der placerer sig nederst både i forhold til motivation og værdi, men stadig skal udføres. En studentermedhjælper eller anden ekstern hjælp kan frigive tid og ressourcer til det, der virkelig kræver din tid og opmærksomhed som ejerleder. Det handler ikke om at uddelegere alt, men om at få brugt din energi, hvor den har størst effekt.

Hos INDKOM vil vi gerne hjælpe dig godt på vej i arbejdet med prioriteringsmatrixen? Du kan kontakte en af vores konsulenter for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig godt på vej.